Fallstudie · Immobilienverwaltung · Winterthur ZH · 2025 · 2 Min. Lesezeit
Bewerbungen kommen ausgefüllt herein, nicht als PDF im Anhang
S&D Immobilienmanagement ist 2025 als eigene GmbH in Winterthur gestartet, drei Personen, in Partnerschaft mit Sandholzer Immobilien. Ein kleines Projekt mit engem Rahmen — und mit einer Entscheidung, die grösser war als das Budget.
- 8
- vollständige Mietbewerbungen über das Formular
- 12 Wochen
- vom Projektstart bis zum Livegang
S&D Immobilienmanagement in Winterthur brauchte einen ersten Auftritt, bevor das Portfolio gewachsen war. Entstanden ist eine Website mit vier Dienstleistungen, einem Bereich für Mietangebote, der auch ohne freie Objekte funktioniert, und einem Bewerbungsformular, dessen Eingaben automatisch in das bestehende Mietbewerbungs-PDF laufen. Seit dem Livegang am 4. Mai 2025 sind darüber 8 vollständige Mietbewerbungen eingegangen. Das Kundencenter für Mietende wurde bewusst nicht gebaut, sondern auf den Zeitpunkt verschoben, an dem mehr Liegenschaften betreut werden.
Ausgangslage
Eine neu gegründete Verwaltung hat zwei Probleme, die nichts mit Design zu tun haben. Eigentümer, die eine Bewirtschaftung suchen, prüfen vorher, wer dahintersteht — bei einem dreiköpfigen Team in Winterthur ist genau das das Argument, aber es steht nirgends. Und Mietinteressenten brauchen einen Ort, an dem freie Objekte und die Bewerbung zusammenliegen. Bei S&D Immobilienmanagement lag das Mietbewerbungs-Dossier schon vor: ein PDF-Formular, das Bewerbende ausfüllen und zurücksenden. Der Rahmen für das Projekt war klein und von Anfang an offen benannt — ein Budget im unteren vierstelligen Bereich. Auf dem Tisch lag trotzdem ein Kundencenter für Mietende, wie es grössere Verwaltungen betreiben. Pascal Dietz nannte es selbst als etwas, das man später angehen könne, wenn mehr Kunden dazukommen.
Vorgehen
Drei Entscheidungen, plus eine, die gegen den eigenen Auftrag ging.
Die Bewerbung wird ein Formular, das PDF bleibt
Das bestehende Bewerbungs-PDF wurde nicht ersetzt, sondern als Ausgabe behalten. Vorne steht ein Formular, das sich am Handy ausfüllen lässt; hinten fällt dasselbe PDF heraus, mit dem die Verwaltung ohnehin arbeitet. Das war die günstigere von zwei Varianten und die einzige, die auf beiden Seiten nichts umstellt: Bewerbende brauchen keinen Drucker, die Verwaltung kein neues Dossierformat.
Mietangebote, die auch leer funktionieren
Bei drei Personen und einem wachsenden Portfolio ist «aktuell nichts frei» der Normalfall. Der Bereich zeigt deshalb keinen leeren Filter, sondern eine Mitteilung und einen Weg weiter. Eine leere Liste liest sich wie ein Fehler; ein formulierter Leerzustand liest sich wie eine Verwaltung, deren Objekte vermietet sind.
Vier Dienstleistungen statt einer Leistungsliste
Bewirtschaftung, Erstvermietung, Finden und Vermitteln, Beratung — jede mit dem Satz, für wen sie gemacht ist. Eigentümer und Mietende suchen dasselbe Unternehmen aus entgegengesetzten Richtungen; die Startseite muss beide Wege im ersten Bildschirm anbieten, ohne sich für einen zu entscheiden.
Bewusst nicht gebaut
Das Kundencenter für Mietende. Es hätte das Budget aufgebraucht für eine Funktion, die bei wenigen Liegenschaften niemand benutzt — und es hätte den Livegang um Monate verschoben. Verschoben, nicht gestrichen: Es wird gebaut, wenn das Portfolio es trägt.
Ergebnis
Zwölf Wochen lagen zwischen Projektstart am 10. Februar und dem Livegang am 4. Mai 2025. Seither sind über das Bewerbungsformular 8 vollständige Mietbewerbungen eingegangen (Fillout, Stand 4. September 2026). Die Zahl ist klein, und im gleichen Zeitraum war das Portfolio überwiegend vermietet — der Mietangebots-Bereich zeigte meistens seinen Leerzustand. Entscheidend ist, in welcher Form die acht angekommen sind: als ausgefülltes PDF im Format, mit dem die Verwaltung ohnehin arbeitet, ohne Ausdruck, ohne Scan, ohne Abtippen. Das Kundencenter, das im Rahmen zur Diskussion stand, ist bis heute nicht gebaut. Die Entscheidung von 2025 hält.
Wie gemessen wurde
Gezählt sind die Eingänge im Fillout-Konto, das jede abgeschickte Bewerbung protokolliert. Eine Vergleichsbasis von vorher gibt es nicht: Vor dem Auftritt lief die Bewerbung als PDF per Mail und wurde nicht gezählt.
- 8
- vollständige Mietbewerbungen über das Formular
- 12 Wochen
- vom Projektstart bis zum Livegang
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Häufige Fragen aus der Branche
Was kostet ein Auftritt in diesem Umfang?
Im unteren vierstelligen Bereich. Der Preis hängt nicht an der Zahl der Seiten, sondern daran, wie viele Abläufe hinter der Seite hängen. Hier waren es zwei: die Mietangebote und die Bewerbung. Das Kundencenter, das ebenfalls zur Diskussion stand, wäre ein Vielfaches gewesen — und wurde deshalb verschoben.
Warum kein Mieterportal von Anfang an?
Weil ein Portal seinen Nutzen erst ab einer bestimmten Zahl von Mietverhältnissen entfaltet. Bei einer neu gegründeten Verwaltung mit wenigen Liegenschaften erreicht ein direkter Ansprechpartner dasselbe schneller. Ein Portal, das leer bleibt, kostet Geld und Vertrauen. Es wird gebaut, wenn das Portfolio da ist, nicht vorher.
Wie kommt ein Online-Formular in ein bestehendes PDF?
Über ein Formular-Werkzeug mit PDF-Ausgabe, hier Fillout. Das bestehende Bewerbungs-PDF wird als Vorlage hinterlegt, jedes Formularfeld einem Feld im PDF zugeordnet. Wer sich bewirbt, füllt am Handy aus; die Verwaltung erhält dasselbe PDF, mit dem sie ohnehin arbeitet — ausgefüllt, statt handschriftlich und eingescannt.
Sind acht Bewerbungen in sechzehn Monaten viel?
Für ein kleines Portfolio ja, denn im gleichen Zeitraum war überwiegend nichts frei. Die Zahl misst nicht die Nachfrage, sondern wie viele Bewerbungen den Weg über das Formular genommen haben statt über Papier. Wer mehr Eingänge will, braucht mehr Objekte oder mehr Reichweite — nicht ein besseres Formular.
Was steht im Mietangebots-Bereich, wenn nichts frei ist?
Ein bewusst gestalteter Leerzustand: die Mitteilung, dass aktuell alles vermietet ist, und der Weg zur Kontaktaufnahme. Bei einem kleinen Portfolio ist «nichts frei» der Normalfall, nicht die Ausnahme. Eine leere Liste an dieser Stelle würde wie ein Fehler wirken.
Wer pflegt die Inhalte heute?
Die Verwaltung selbst. Neue Mietobjekte, Texte und Bilder liegen im CMS und lassen sich ohne uns erfassen. Am Bewerbungsformular und an der PDF-Zuordnung ändert das nichts — die laufen unabhängig davon weiter.
